Net zoals veel lokale overheden is ook de stad Gistel in volle digitalisering. De verouderde telefooncentrale kon niet meer de gewenste dienstverlening bieden aan de burgers en ook de coronapandemie bracht voor de medewerkers heel wat communicatieproblemen met zich mee. Het Hanssens Beyond Cloud telefonieplatform bracht de oplossing.
Gistel is een stad in West-Vlaanderen en telt ongeveer 12.000 inwoners. Ook de dorpen Moere, Snaaskerke en Zevekote maken deel uit van het polderstadje. Voor de stad en de stadsdiensten, die zijn verspreid over 9 vestigingen, is het zeer belangrijk om een goede communicatie en beschikbaarheid te bieden tegenover de burgers.
Sandy Vermeersch is ICT verantwoordelijke bij de Stad Gistel: “Onze klassieke telefooncentrale was meer dan 10 jaar oud en met de huidige digitale evolutie botsten we meer en meer op tekortkomingen op vlak van stabiliteit, flexibiliteit en eenvoud”. Maar ook door de pandemie werd de stad met de neus op de feiten gedrukt: “Het verouderde telefoniesysteem liet het verplichte thuiswerken niet toe waardoor we minder bereikbaar werden en slechts beperkte dienstverlening konden bieden aan onze burgers”.
Met de uitdagingen op vlak van bereikbaarheid en dienstverlening ging de stad op zoek naar een nieuw telefoniesysteem. Na een uitgebreide overheidsopdracht koos Gistel uiteindelijk om in zee te gaan met Hanssens. “Er was een zeer duidelijke en uitgebreide demo tijdens het salestraject die duidelijk meer te bieden had dan andere spelers op de markt. Ook het implementatieplan werd uitgevoerd zoals afgesproken en dat in slechts enkele maanden tijd.”
Uiteindelijk koos de stad Gistel voor Hanssens Beyond Cloud als toekomstig telefoniesysteem. “Naast flexibiliteit, betrouwbaarheid en kostenefficiëntie wilden we ook een oplossing waarbij we als stad niet meer hoefden te investeren in een eigen infrastructuur. En met Hanssens Beyond Cloud vonden we het perfecte telefoniesysteem dat 100% aansluit bij onze noden. In vergelijking met de duurdere licentiepolitiek van Microsoft Teams is Hanssens Beyond Cloud bovendien ook budgetvriendelijker.”
Toen de burger vroeger contact opnam met de stad kwam men direct terecht bij het onthaal. De gekozen oplossing biedt nu een automatisch onthaal en een keuzemenu waardoor de burger direct naar de juist dienst wordt doorverbonden.
Met de bijhorende web based HT Calendar kunnen de verantwoordelijken heel snel en eenvoudig de openingsuren en feestdagen van de stadsdiensten beheren. Ook wanneer de stad uitzonderlijk gesloten is kan deze aanpassing zeer snel doorgevoerd worden waardoor de burger een aangepaste boodschap te horen krijgt.
Zo'n 80% van de medewerkers maken gebruik van de desktop softphone app en bellen niet meer met een fysieke telefoon. De andere 20% hebben wel nog een fysieke telefoon waarbij er minstens per afdeling één vast toestel aanwezig is.
Ter vervanging van de klassieke DECT draadloze telefoontoestellen werden een aantal ‘dedicated’ smartphones voorzien. Deze staan in ‘kiosk-mode’ en zijn enkel en alleen uitgerust met de Hanssens Beyond Cloud app om mee te communiceren. Ook op de smartphones van de medewerkers wordt er via de app gebeld. Dit zorgt er voor dat het persoonlijk gsm-nummer niet meer gecommuniceerd wordt, maar wel het vast nummer van de stad Gistel.
Naast alle ongeveer 160 medewerkers van de stad, maken ook de bewoners van de assistentiewoningen gebruik van Hanssens Beyond Cloud. Elk gesprek dat ze voeren met hun vast toestel verloopt nu via de cloud.
